Profesní tipy: systém individuálního setkávání s pedagogickými zaměstnanci školy

Individuální schůzky vedení školy se zaměstnanci by mělo být chápáno jako velmi důležitý prvek manažerských činností ředitele školy a jeho zástupců. Osobní kontakt s jednotlivými pracovníky nenahraditelný a že svědčí o zájmu managementu školy o podřízené.  Osobní setkávání může mít pochopitelně nejrůznější formu, ale úzký osobní kontakt bez přítomnosti dalších kolegů jistě poslouží k řešení složitějších záležitostí pracovního, ale i třeba osobního charakteru. Mnohdy se tak dají v klidu probrat nejrůznější problémy, nepříjemnosti či obtížné situace. Pokud je ale škola velká, má mnoho tříd a zaměstnanců, může být individuální setkávání vedení školy se zaměstnanci různě obtížné, zejména časově. Proto je třeba vymyslet a realizovat funkční systém komunikace, aby bylo všem jasné, kdy a v jakých situacích lze individuálních schůzky či konzultace učitelů, asistentů i dalších zaměstnanců s ředitelem školy realizovat.

Individuální komunikace mezi vedením školy a zaměstnanci může mít pochopitelně různé formy. V mnoha případech lze mnoho věcí vyřešit prostřednictvím e-mailu či telefonu. Sem by mělo spadat především řešení jednoduchých vzdělávacích, výukových a organizačních věcí. Při řešení náročnějších záležitostí však bývá individuální konzultace mnohdy v hodnější. Lze při ní podrobněji popsat vzniklou situaci, prezentovat vlastní názor i hledat společně co nejlepší řešení. Mnohdy se snadněji dospěje k dohodě a kompromisům.

Jak tedy postupovat, aby individuální setkávání vedení školy se zaměstnanci bylo efektivní a funkční?

1. Nastavit jasná pravidla. Popsat zaměstnancům, co vše lze vyřešit písemnou formou (e-mail, formuláře, chatovací platformy, sdílené dokumenty apod.), za jakých podmínek je možné osobní setkání s ředitelem školy – ve kterých případech se předem objednat a kdy je naopak možné přijít rovnou. Učitelům i dalším zaměstnancům by mělo být jasné, které situace se řeší s jednotlivými členy managementu či školního poradenského pracoviště, případně nepedagogickými zaměstnanci školy (hospodářka, ekonomka, mzdová účetní).

2. Připravit se na to, že pedagogové ve škole se setkávají s nejrůznějšími náročnými situacemi, které vyžadují okamžité řešení a spolupráci s vedením školy. Každá škola by v tomto smyslu měla mít nastaveny postupy a mechanismy, co dělat v konkrétních krizových situacích. Dokumenty, v nichž je toto stanoveno, se nazývají krizové plány.

3. Naučit pedagogy vyhodnocovat důležitost situací a problémy a prioritizovat v rámci jejich řešení.

4. Aktivně iniciovat individuální schůzky a konzultace s jednotlivými zaměstnanci ze strany vedení školy.

Co se v tomto ohledu osvědčilo v praxi?

• Vypisování pravidelných konzultačních hodin pro zaměstnance. V naší škole mají učitelé možnost přijít bez ohlášení na individuální schůzku s ředitelkou školy každé pondělí odpoledne, asistenti pedagoga každý čtvrtek odpoledne. Tato setkání, která iniciují sami pedagogové, patří mezi ta nejdůležitější. Nepochybně pomáhají prohlubovat důvěru mezi vedením školy a zaměstnanci.
• Pravidelná komunikace se všemi zaměstnanci, aby byly k dispozici aktuální a relevantní informace. Lze využít e-maily, sdílené dokumenty, různé školní informační systémy, stejně jako různé pravidelné porady.
• Individuální schůzky při určitých příležitostech – práce s novými a začínajícími zaměstnanci v návaznosti na systém nastavení adaptačního období a na práci uvádějících učitelů. Další možnost představují pohospitační rozborové pohovory, které následují po návštěvě v dané vyučovací hodině. U nás se velmi osvědčila také pravidelná osobní setkávání ředitelky školy s jednotlivými třídními učiteli. Na nich lze řešit konkrétní situace ve třídách i různé vzdělávací a výchovné problémy jednotlivých žáků. Tyto schůzky realizujeme během školního roku třikrát – před jeho začátkem a zhruba v polovině obou pololetí.
• Podpora společenských a volnočasových akcí, kde je možné neformální komunikace a možnost lepšího poznání všech zaměstnanců, včetně jejich individuálních zájmů. V tomto smyslu se nám osvědčily zejména pravidelné zájezdy pro pedagogy do Itálie, které slouží nejen k poznání země, z níž pochází značná část našich žáků, ale i ke klidnému osobnímu popovídání. Podobně oblíbené jsou i různé společné večeře či kulturní akce pořádané školou nebo zřizovatelem (např. plavba lodí po Vltavě u příležitosti Dne učitelů).
• Individuální komunikace vedení školy se všemi zaměstnanci, nejen učiteli, ale i asistenty pedagoga, vychovateli, poradenskými pracovníky, ale také nepedagogy, aby se nikdo necítil upozaděný a nevyslechnutý.
• Zájem o zaměstnance, poznání jejich charakteru i rodinného zázemí. Každý pracovník totiž potřebuje jiný přístup. Pro někoho je velmi důležité se vypovídat, jiný chce věci řešit více sám atd.
• Nikdy nezapomínat na pochvalu a poděkování.

Obecně lze doporučit, aby se členové vedení školy mezi sebou dohodli, jakým způsobem a jaké frekvenci budou s jednotlivými zaměstnanci individuálně komunikovat. V tomto ohledu doporučujeme vycházet z organizačního schématu školy a „gesce“ zástupců ředitele. V praxi se velmi vyplácí, když je ředitel školy aktivní, je zaměstnancům co nejvíce k dispozici. Mnohdy ale není možné být k dispozici stále. Proto je potřeba stanovat jasná a funkční pravidla.