Přenášení aktuálních informací mezi vedením školy a osobní setkávání ředitele školy se zaměstnanci patří mezi běžné formy komunikace ve škole. Všichni si jistě uvědomují, že osobní kontakt je nenahraditelný a že svědčí o zájmu managementu školy o podřízené. Pokud je ale škola velká, má mnoho tříd a zaměstnanců, není každodenní osobní kontakt mnohdy možný. Proto je třeba vymyslet a realizovat funkční a všem stranám vyhovující systém komunikace, aby měly všechny strany aktuální informace a zároveň pociťovaly vzájemný zájem a respekt.
Přenos důležitých informací může mít pochopitelně různé formy. V některých případech je vhodnější písemný kontakt prostřednictvím e-mailu nebo sdíleného dokumenty, v jiných situacích je lepší osobní kontakt, který umožňuje prostor pro diskusi, výměnu názorů i snahu dospět k dohodě a kompromisům. K písemné komunikaci patří také vytváření různých střednědobých a krátkodobých plánů (ročních a měsíčních), které jsou důležitou součástí manažerské práce vedení školy. V rámci osobní komunikace lze realizovat různý porady v rozmanitém složení, osobní formální setkávání a rozhovory s jednotlivými zaměstnanci, případně různá neformální setkání, ať už jednotlivě nebo v určité skupině.
Jaké typy porad lze ve školním prostředí úspěšně realizovat?
1. Na prvním místě jistě všichni uvedou pedagogickou radu (pouze pro pedagogické pracovníky školy) či provozní poradu. Ty jsou vesměs chápány jako takové setkání zaměstnanců školy, kde se řeší např. hodnocení výsledků vzdělávání žáků či jejich chování, ale i mnohé další důležité záležitosti, respektive provozní záležitosti. Frekvence těchto porad může být různá. U menších škol (do 30 zaměstnanců) může být tento formát porad obecně užitečný a vyhovující všem, v případě větších škol, s různými typy zaměstnanců (učiteli, poradenskými pracovníky, asistenty pedagoga, vychovateli školní družiny atd.), je vhodné zařadit i porady další, určené pro konkrétní typy pracovníků či k řešení specifických záležitostí.
2. Porady vedení školy – konáme ideálně v pravidelném intervalu např. 1x za 14 dní.
3. Porady s předsedy předmětových komisí či metodických sdružení – v praxi se nám osvědčil interval 1x za měsíc. Na tomto typu setkávání lze probírat aktuální změny ve škole či v dokumentech školy (např. ŠVP, organizační řád apod.), reagovat na případné aktuální problémy, řešit záležitosti spojené s různými projekty, plánovat úvazky atd. Pro učitele prvního stupně mohou být navíc s ohledem na specifický charakter práce funkční i porady všech pedagogů, např. 1x za měsíc. Ředitelům škol i jejich zástupcům lze doporučit i pravidelnou účast na jednání předmětových jednotlivých předmětových komisí. Tento typ porady lze využít pro řešení problémů spojených se specifiky konkrétních vyučovacích předmětů nebo jejich skupin.
4. Porady se školním poradenským pracovištěm. V poslední době roste důležitost práce školních psychologů a školních speciálních pedagogů, výchovných poradců, metodiků prevence i dalších poradenských pracovníků. Nesporně to souvisí s horšící se situací v oblasti duševního zdraví žáků. Poradenští pracovníci však také spolupracují s pedagogy a poskytují jim pomoc a podporu. Proto je v dnešní době důležité, aby se členové vedení školy pravidelně setkávali na poradách právě s těmito pracovníky. Frekvence těchto porad souvisí s velikostí školy, počtem zaměstnanců i počtem žáků se SVP či různými vzdělávacími obtížemi. Vhodná je frekvence 1x za 14 dnů nebo za týden. Doporučujeme navíc zajistit funkční a rychlý oficiální systém předávání aktuálních informací. V praxi se osvědčila např. chatovací platforma SLACK.
5. Porady s třídními učiteli na druhém stupni, případně porady vyučujících určitého typu tříd. Mohou být velmi účelné, nemusí být zařazovány pravidelně. Vedení školy je může svolávat v reakci na určité situace, aktuální změny apod. V praxi naší školy se v tomto ohledu velmi osvědčily pravidelné porady učitelů v česko-italském biligvním programu, jehož výuka je velmi specifická a patří k ní i poměrně časté výjezdy do zahraničí, s nimiž se pojí řešení různých organizačních záležitostí. Podobně se osvědčilo i pravidelné setkávání s italskými učiteli, jejichž situace ve škole je specifická a vzhledem k tomu, že pracují vlastně v „cizím“ prostředí, je potřeba jim věnovat více pozornosti. Naslouchat jejich názorům a potřebám a řešit jejich problémy, které se v mnoha případech odlišují od obtíží jejich českých kolegů.
6. Porady s asistenty pedagoga (případně dalších asistentů – cizojazyčných, školních) mohou být zajímavou a užitečnou platformou. Práce těchto pedagogických zaměstnanců je specifická a přináší spoustu výzev. Tito pracovníci úzce spolupracují s učiteli, ale potřebují také metodické vedení. Proto je velmi užitečné, když se porady s nimi účastní také poradenští pracovníci. Frekvence i způsob vedení porad nepochybně závisí na počtu asistentů pedagoga ve škole, struktuře poradenského pracoviště i konkrétních potřebách žáků atd. V naší školní praxi se osvědčila frekvence 3x za pololetí. Asistenti pedagoga tuto poradu vnímají jako vhodnou platformu pro probrání aktuální situace žáků, kterým poskytují podporu, situací v jednotlivých třídách i možnost hovořit o vlastních potřebách či případných problémech.
7. Porady s pracovníky školní družiny zmiňujeme záměrně odděleně, protože se na ně někdy zapomíná. I tito zaměstnanci jsou však důležitou součástí pedagogického sboru a velkou měrou se podílejí na vytváření kvalitního školního prostředí a často komunikují se žáky, rodiči i pedagogy. Jejich pracovní podmínky a pracovní doba jsou navíc velmi specifické.
Obecně lze doporučit, aby se členové vedení školy mezi sebou dohodli, kdo z nich se bude pravidelně účastnit jednotlivých porad. V tomto ohledu doporučujeme vycházet z organizačního schématu školy a „gesce“ zástupců ředitele. V praxi se velmi vyplácí, když se ředitel školy vše typů porad alespoň jednou za pololetí osobně účastní. Mně osobně se osvědčila účast ředitele na všech zmíněných poradách pokaždé. Je to sice časově náročné, ale velmi prospěšné a účelné.
Tipy připravila PhDr. Jitka Kendíková, ředitelka ZŠ J. Gutha-Jarkovského, Praha 1, a Gymnázia Jiřího Gutha Jarkovského.
