Odesíláte totožné zprávy několika odesílatelům? Například pozvánky či PF? Nebo stručné odpovědi typu – Děkuji za nabídku, Ozvu se Vám příští týden? Máme pro vás stručný návod, jak si připravit šablonu a zefektivnit práci s Outlookem.
Pro názornost použijeme příklad PF:
1. Otevřete nový e-mail
V Outlooku zvolte možnost Nový e-mail. Do něj napište text přání, který chcete použít jako šablonu. Můžete přidat obrázky, logo školy, podpis a formátovat text podle potřeby (např. tučné písmo, barvy).
2. Uložení zprávy jako šablony
Jakmile máte přání připravené, klikněte na Soubor > Uložit jako. Vyberte Uložit jako typ a zvolte možnost Šablona Outlooku (*.oft). Zadejte název šablony (např. „PF_2024“) a klikněte na Uložit.
3. Použití šablony pro nový e-mail
Když budete chtít šablonu použít, klikněte na Nový e-mail a poté na Více možností (tři tečky v panelu nástrojů). Zde zvolte Vybrat formulář. V okně, které se otevře, klikněte na Uživatelé šablon ve file systemu a vyberte vytvořenou šablonu.
4. Personalizace šablony
Po otevření šablony můžete text jednoduše upravit dle konkrétního adresáta (např. doplnit jméno, příjmení, pozdrav na míru).
5. Odeslání e-mailu
Po upravení šablony klikněte na Odeslat. Tento postup můžete opakovat pro každý e-mail, který chcete personalizovat a odeslat.
Tímto způsobem budete mít připravenou šablonu, kterou můžete snadno a opakovaně používat a přizpůsobovat pro každého příjemce.
A pokud uvítáte pomocnou ruku, objednejte si náš seminář AI pro učitele >>
Tipy připravila Mgr. Julia Losekoot Szymanska, vášnivá zastánkyně technologií pro dobro. Zaměřuje se na oblast online bezpečnosti, AI, mediální gramotnosti a boje proti dezinformacím.
