Profesní tipy: delegování úkolů a činností jako manažerský nástroj

V současné době čelí školy mnoha výzvám, kromě běžné výuky realizují různé projekty, pořádají různé akce pro žáky, rodiče i veřejnost, organizují zájmovou činnost. Management školy však musí věnovat svůj čas také ekonomické, právní i administrativní činnosti. Jak to vše stihnout? Řešení nepochybně představuje delegování úkolů a činností i na zaměstnance – učitele, vychovatele, ale i nepedagogické pracovníky, kteří nepatří k vedení školy.

Pojem delegování lze chápat jako převedení úkolů zpravidla vedoucího pracovníka na podřízené. Zároveň se při něm přenáší i pravomoci a odpovědnost. Jedná se o projev důvěry, který může působit jako motivační faktor.

Jaké jsou výhody delegování z hlediska managementu školy?

• Umožňuje členům vedení školy zaměřit se na důležité manažerské činnosti, mezi něž patří plánování, organizování, rozhodování a kontrola v kontextu celé školy.
• Funguje jako prevence zahlcení a pracovního vyhoření ředitele a jeho zástupců.
• Posiluje kladné vztahy managementu se zaměstnanci.
• Zvyšuje produktivitu týmu i vedení školy.

Co může delegování přinést zaměstnancům?

• Působí jako velmi dobrá motivace.
• Slouží k osobnímu rozvoji zaměstnanců, na něž jsou delegovány úkoly. Rozvíjí jejich nadání a dovednosti. Pověření pracovníci tak mohou nabývat sebevědomí, zvyšují své pracovní i odborné kompetence.
• Podporuje pocit autonomie mezi zaměstnanci, což vede k vyšší motivaci a angažovanosti. Když zaměstnanec cítí, že je odpovědný za splnění úkolu a má pravomoci k rozhodování, zvyšuje to jeho pracovní spokojenost a výkonnost.
• Zlepšuje pracovní morálku.
• Podporuje kreativitu a inovace.
• Podporuje celkový rozvoj lidských zdrojů ve škole.
• Zvyšuje loajalitu zaměstnanců a podílí se na vytváření zdravého a příjemného klimatu v pedagogickém sboru.

Jak postupovat při delegování úkolů na zaměstnance? Čeho se případně vyvarovat?

• Vycházet z organizační struktury školy a rozdělení funkcí mezi členy managementu.
• Pečlivě vyhodnotit, které konkrétní úkoly lze delegovat na zaměstnance a které musí zůstat v kompetencích vedení školy. Na managementu by měly zůstat strategické rozhodovací úkoly, zaměstnanci pak mohou snadno vyřešit úkoly dílčí (např. ředitel školy rozhoduje o zaměření školního vzdělávacího programu, o koncepci ročního plánu). Na učitele jsou delegovány činnosti spojené s realizací a organizací jednotlivých dílčích akcí.
• Jasně formulovat úkoly, cíle, požadavky, očekávané výsledky a termíny.  Vymezit pravomoci. Určit způsoby kontroly a vyhodnocování plnění delegovaných úkolů.
• Výběr správných zaměstnanců pro konkrétní úkoly – východiskem je zájem ředitele školy o podřízené, znalost jejich silných i slabých stránek. Důležité je správné využívání potenciálu konkrétních pracovníků.
• Věnovat se kontrole – sledovat průběh práce, poskytovat zpětnou vazbu, aby zaměstnanec věděl, zda postupuje správně či mohl upravit svůj přístup.
• Nebát se delegování, překonávat bariéry. Někteří ředitelé se mohou obávat, že jejich podřízení neprovedou práci kvalitně. Mohou mít strach ze ztráty kontroly nad procesy. To může vycházet z nedůvěry k týmu nebo z přehnaného perfekcionismu.
• Nikdy nezapomenout na vyhodnocení úkolu – pochvalu, poděkování, finanční ocenění.

Příklady úkolů, které lze ve škole delegovat na pedagogické zaměstnance:

• Organizace vícedenních akcí – lyžařských zájezdů, škol v přírodě či exkurzí.
• Rozdělování úvazků – pod vedením např. předsedů předmětových komisí se mohou učitelé sami domlouvat, kdo bude v jaké třídě v daném školním roce učit. 
• Vytváření a koordinace školního vzdělávacího programu – ředitel po dohodě s učiteli vybere linii ŠVP a dál pracují učitelé pod vedením koordinátora ŠVP.
• Koncepce ročníkových prací, organizace akcí s tím spojených.
• Vedení a administrace různých projektů – Šablony, Erasmus+, výměnné zájezdy.
• Starost o nové zaměstnance – podpora uvádějících a provázejících učitelů.
• Správa a aktualizace webových stránek či sociálních sítí školy.

Rada na závěr: delegování úkolů i pravomocí by mělo být nedílnou součástí práce každého ředitele školy i jeho zástupců. Není třeba se ho obávat, ale naopak jej využívat jako užitečný nástroj, který pomáhá managementu, ale také zvyšuje kompetence zaměstnanců a má obrovský vliv na motivaci a osobní rozvoj pedagogických i nepedagogických zaměstnanců. Naučte se s delegování pracovat jako s něčím, co patří do běžného školního života a co pomáhá řediteli a jeho spolupracovníkům zlepšovat svoji práci, ale také chod a klima celé školy.