V průběhu školního roku může ředitele školy čekat návštěva v podobě kontroly zřizovatele (případně jiných kontrolních orgánů) či kontrolní činnosti ČŠI (dodržování právních předpisů vztahujících se k poskytování vzdělávání a školských služeb (§ 174 odst. 2 písm. d) školského zákona) nebo veřejnosprávní kontrolu využívání finančních prostředků (§ 174 odst. 2 písm. e) školského zákona)). Jak se na ni připravit? Co nachystat?
Vycházíme z toho, že se jedná o kontrolu ohlášenou. Tedy je dopředu známo, co bude předmětem kontroly a jaké je složení kontrolní skupiny či inspekčního týmu.
Jak se kontrola dopředu ohlašuje?
- Zpravidla je dopředu telefonicky kontaktován/a ředitel/ka školy. Dostane informace o termínu a předmětu kontroly (např. ohlásí se kontrola zřizovatele – ředitel dostane termín a zároveň se dozví, který kalendářní rok bude předmětem kontroly).
- Ředitel obdrží přesnější informace zpravidla prostřednictvím datové schránky. V této zprávě přesně bývá uvedeno, které dokumenty bude kontrolní skupina zkoumat.
Co připravit před nástupem kontrolní skupiny do školy?
1. V prvé řadě je potřeba nachystat místnost, kde budou kontrolní pracovníci svou činnost vykonávat. Ideálně co nejtišší, velikostně vyhovující prostor s připojením na internet. Určitě se vyplatí dát k dispozici kopírku a připravit také některé vybavení (např. varná konvice apod.)
2. Připravit a zkontrolovat všechny požadované materiály.
- Ekonomicky zaměřené kontroly jistě budou potřebovat účetní doklady, faktury, objednávky, inventarizaci, pokladní doklady či bankovní výpisy za sledovaný rok, ale také třeba zřizovací listinu či vnitřní směrnice školy. Určitě se vyplatí provádět kontrolu všech těchto dokumentů podle nastaveného vnitřního kontrolního systému předběžně, průběžně i následně. Před nástupem kontrolní skupiny však doporučujeme vše ještě jednou projít. Pozornost nezapomeňte věnovat vnitřním směrnicím, protože je potřeba, aby vycházely z platné a aktuální legislativy (od poslední kontroly mohlo tedy dojít ke změnám) a stavu v příslušné škole (pokud používáte vzory směrnic je potřeba je upravit či doplnit tak, aby vždy odpovídaly realitě dané školy).
- Kontroly ČŠI zaměřené na dodržování právních předpisů vztahujících se k poskytování vzdělávání a školských služeb (§ 174 odst. 2 písm. d) školského zákona) nebo veřejnosprávní kontrolu využívání finančních prostředků (§ 174 odst. 2 písm. e) školského zákona) budou jistě ke své činnosti ve škole potřebovat dokumenty jako školní vzdělávací program, školní řád, rozvrh hodin, třídní knihy, matriku apod. Ředitelům školy před zahájením kontroly tohoto charakteru doporučujeme prostudovat si (ideálně znovu prostudovat) základní školské legislativní normy a dokumenty České školní inspekce, které jsou k dispozici na jejích webových stránkách.
3. Domluvit, kdo bude s kontrolními pracovníky komunikovat (např. v případě ekonomicky zaměřené kontroly – kromě ředitele školy hospodářka, personalistka, účetní, mzdový/á účetní) a zajistit, aby byli všichni v době, kdy ve škole probíhá kontrolní činnost k dispozici. Mnoho škol např. využívá služby s externisty v oblasti účetnictví a mzdového účetnictví, kteří do školy docházejí jen v některých dnech. Je ale zapotřebí zajistit, aby v době kontrolní činnosti byli ve škole přítomni.
Jak postupovat při samotné kontrolní činnosti? Čeho se případně vyvarovat?
- Především pozitivně zahájit – členy kontrolní skupiny přivítat, pohovořit s nimi a uvést je do připravené místnosti. Domluvit způsob komunikace a představit příslušné osoby, se kterými budou členové kontrolní skupiny komunikovat. Uvést, co je náplní práce těchto konkrétních pracovníků, v čem mohou být nápomocni.
- Před kontrolními pracovníky by všichni měli vystupovat věcně, co nejvíce příjemně, fundovaně a také jednotně. Je potřeba se připravit, že bude třeba zodpovědět některé otázky.
- Ředitel a jeho pracovníci by měli být připraveni poskytovat součinnost, vysvětlení či dodat další požadované dokumenty a materiály. Je potřeba se zúčastnit závěrečného projednání kontrolních zjištění.
- Případná kontrolní zjištění je pak potřeba napravit – buď v průběhu samotné kontroly, nebo po jejím skončení přijmout příslušná nápravná opatření.
Rada na závěr: kontrolní činnost by měla být běžnou součástí manažerských dovedností ředitele školy, to by mělo pomoci připravit a spolupracovat s kontrolními pracovníky provádějícími vnější kontrolní činnost. V přípravě na tento tip činnosti jistě pomůže pravidelné sledování legislativních změn.
Naučte se brát kontroly jako něco, co patří do běžného školního života a co pomáhá řediteli a jeho spolupracovníkům zlepšovat svoji práci i chod celé školy.
Tipy připravila PhDr. Jitka Kendíková, ředitelka ZŠ J. Gutha-Jarkovského, Praha 1, a Gymnázia Jiřího Gutha Jarkovského.
