RADA ODBORNÍKA: chyba č. 1 – spisová služba se nás netýká

Jaké jsou nejčastější chyby škol v práci s dokumenty v rámci spisové služby? Začínáme seriál věnovaný spisové službě, abyste dokumenty vedli správně a v souladu s platnou legislativou. 

I když všichni chápeme školu především jako vzdělávací instituci, stát to vidí trochu jinak. Prostřednictvím archivního zákona (zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů) byly všechny školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování zařazeny mezi tzv. VEŘEJNOPRÁVNÍ PŮVODCE s povinností vést spisovou službu, a to v souladu s platnou legislativou. V praxi to znamená, že zatímco mateřské školy a samostatně fungující výchovná a ubytovací zařízení, případně školní jídelny nepřipojené ke škole, nic neporušují, pokud spisovou službu nevykonávají, školy (a TO I SOUKROMÉ) se mohou v tomto případě dostat do nepříjemných potíží, které mohou vyústit v nemalé finanční sankce ze strany kontrolních orgánů.

Situace se ještě více zpřísnila v roce 2021 přijetím novely archivního zákona. Zatímco před legislativní úpravou měly školy možnost volby, zda spisovou službu povedou v listinné, nebo v elektronické podobě, po novele archivního zákona byla VŠEM veřejnoprávním původcům dána povinnost vést spisovou službu v podobě elektronické.

Už nyní někteří zřizovatelé (obce, kraje…) přicházejí s nabídkou hostování u jejich elektronických systémů spisové služby, což škole zajistí úsporu pořizovacích nákladů. Většina zřizovatelů zajišťuje také prvotní nastavení a následné aktualizace. Vše ovšem záleží na konkrétním zřizovateli, proto je na místě si podmínky hostování ujasnit.

Školy, jejichž zřizovatel o hostování neuvažuje, mají nyní čas pro porovnání jednotlivých nabídek na trhu. Není třeba až tak úplně spěchat, jelikož konečným datem přechodu k elektronické spisové službě byl po několika odkladech stanoven 31. prosinec 2025.