Považovat elektronický systém spisové služby (ESSL) za pouhou evidenci dokumentů úřední povahy je jeden ze základních omylů. Abychom to lépe pochopili, musíme si uvědomit, co vlastně znamená spisová služba.
Spisová služba je definována jako odborná správa dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, která zahrnuje jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení. Zahrnuje tedy celý životní cyklus dokumentu, který je dokončen až předáním dokumentů vybraných za archiválie do péče příslušného archivu a likvidací dokumentů, jež byly v rámci skartačního řízení označeny jako dokumenty bez historické hodnoty.
Pro nás to znamená, že všechny úkony během celého životního cyklu daného dokumentu provádíme v počítači v prostředí elektronického systému spisové služby. Dokument v ESSL nejen evidujeme a označujeme jednoznačným identifikátorem – číslo jednací a jednoznačný identifikátor ESSL, ale prostřednictvím ESSL jej také postupujeme k vyřízení kolegům, kteří vyhotovené dokumenty předávají k podpisu v elektronické podpisové knize, případně sami podepisují a odesílají protistranám. I úřední dokumenty v podobě analogové jsou zaznamenávány do ESSL a je u nich poznamenáno, že byly odeslány jinou cestou než datovými schránkami, popřípadě e-mailem. Elektronický systém spisové služby je až do tohoto okamžiku vlastně naším pracovním stolem.
Byli jsme zvyklí, že vyřízené analogové dokumenty jsme ukládali do šanonů na police a do skříní v kancelářích. I všechny dokumenty evidované v ESSL musí být „zabaleny“ do ukládacích jednotek – balíků, které jsou stejně jako dokumenty analogové předávány do spisovny, v tomto případě do spisovny elektronické, kde jsou uloženy po celou dobu plynutí skartační lhůty.
Na konci životního cyklu každého dokumentu je vždy vyřazování dokumentů ve skartačním řízení a jeho likvidace, případně předání do péče archivu. U ESSL musí dojít k dokončení celé odborné správy dokumentu prostřednictvím elektronického skartačního řízení.
Proto je důležité věnovat dostatečnou pozornost řádnému vedení spisové služby. Musíme si uvědomit, že i když nám listinná spisová služba většinou nějaké nedostatky promine, elektronický systém spisové služby bude k naší práci s dokumenty mnohem přísnější.
Radu odborníka připravila Mgr. Galina Rucká, ředitelka Státního okresního archivu Hodonín, členka skupiny předarchivní péče při MZA v Brně.
