Naše úvodní věta je pravdou jen napůl. Abychom uměli správně rozlišit analogový a digitální dokument, nesmíme se zaměřit pouze na cestu, kterou nám byl daný dokument doručen nebo jej my sami posíláme.
Pro správné definování digitálního dokumentu si nejprve připomeňme dokument analogový, jehož nosičem je fyzické médium, nejčastěji tedy papír. Většina analogových dokumentů vzniká v počítači, odkud jej vytiskneme, vlastnoručně podepíšeme nebo předáme k podpisu pověřené osobě a připojíme razítko školy. Takto stvrzený dokument odesíláme prostřednictvím poštovních služeb, případně předáváme protistraně při osobním jednání.
V případě, že chceme vytvořit dokument digitální, nebude nám stačit pouhé naskenování analogové podoby dokumentu. Stejně jako u analogové formy musí být totiž k digitálnímu dokumentu připojeny autentizační prvky.
Pokud hovoříme o digitálním dokumentu, jehož nosičem je datový soubor nebo datová zpráva, jedná se vždy o dokument vytvořený v počítači, který je převeden do výstupního formátu (PDF-A3 a vyšší), podepsán elektronickým podpisem a opatřen časovým razítkem. V tomto případě je v textu dokumentu uvedeno pouze jméno a funkce podepisujícího. Stvrzující elektronický podpis pak může či nemusí být zviditelněný. Je-li dokument odesílán v digitální podobě, zaměstnanec školy, který je oprávněný dokument podepsat, k němu vždy připojí kvalifikovaný elektronický podpis a kvalifikované elektronické časové razítko. Dokument odesílaný školou jako orgánem veřejné moci a doručený prostřednictvím datové schránky musí být opatřen kvalifikovaným elektronickým podpisem, neboť podpis patří k náležitostem odesílaného dokumentu stanoveným vyhláškou a zákonem.
Jméno uvedené v těle dopisu pak musí být vždy totožné s elektronickým podpisem. Není možné, aby k dokumentu připojila svůj elektronický podpis jiná osoba, neboť by bylo porušeno pravidlo, že elektronickým podpisem je vyjádřena vůle potvrzovatele daného textu.
Dokumenty bez elektronického podpisu, případně naskenované obrazy analogových dokumentů, přicházející na školu prostřednictvím datové schránky nebo e-mailu, nejsou digitálními dokumenty definovanými platnou legislativou.
Radu odborníka připravila Mgr. Galina Rucká, ředitelka Státního okresního archivu Hodonín, členka skupiny předarchivní péče při MZA v Brně.
