Školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování musí stejně jako ostatní veřejnoprávní původci vydat ke spisové službě vnitřní předpis, který se jmenuje SPISOVÝ ŘÁD. Ten stanovuje základní pravidla pro práci s dokumenty od jejich doručení, respektive vzniku, až po skartační řízení a zničení dále nepotřebných dokumentů nebo jejich předání do péče příslušnému archivu. Spisový řád nám tedy popisuje celý životní cyklus dokumentu a naši péči o něj přímo na naší škole, včetně ukázky našeho čísla jednacího, otisků razítek a názvu našeho příslušného archivu.
Nevytváříme proto neuváženě směrnici podle vzorů jiných institucí nebo podle vlastní fantazie, ale můžeme třeba s rozvahou využít vzory pro školská zařízení zveřejněné na webových stránkách oblastních archivů, které aplikujeme na podmínky v naší škole. Autoři těchto vzorů jsou z řad archivářů, proto budeme mít zaručeno, že vše odpovídá momentálně platné legislativě. Některé archivy uvádějí za svými vzory spisových řádů také datum jejich poslední aktualizace.
Jednou z příloh vnitřního předpisu věnovaného spisové službě musí být spisový a skartační plán, což je seznam dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. U dokumentů, jejichž skartační lhůta začíná plynout jiným okamžikem než vyřízením dokumentu nebo uzavřením spisu, stanovíme spouštěcí událost (po vyhodnocení dokumentu, po ztrátě platnosti, 10 let od posledního záznamu u knih). Typická je spouštěcí událost třeba u smluv, kdy se skartační lhůta spouští až se ztrátou platnosti daného dokumentu nikoli hned po jeho sepsání.
S ohledem na novelu vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění vyhlášky č. 96/2023 Sb., která vstupuje v platnost od 1.7.2023, a povinnými přechody na výkon spisové služby v elektronických systémech spisové služby bude nutné provést revize a aktualizace stávajících spisových řádů i spisových a skartačních plánů, které budou ve správné struktuře nahrány i do elektronického systému spisové služby a stanou se jeho součástí.
Nadchází tedy konec doby, kdy jsme se vypracovaným spisovým řádem při práci s dokumenty neřídili, neboť elektronický systém spisové služby bude v mnoha ohledech opravdu neoblomný. Na úpravu vašeho vnitřního předpisu budete mít ale, stejně jako na přechod k elektronické podobě spisové služby, čas. Výše zmiňovaná novela vyhlášky totiž s sebou přináší i přechodné ustanovení ukládající povinnost uvedení výkonu spisové služby do souladu s požadavky vyhlášky č. 259/2012 Sb., ve znění účinném ode dne nabytí její poslední novely, do 31. prosince 2025.
Radu odborníka připravila Mgr. Galina Rucká, ředitelka Státního okresního archivu Hodonín, členka skupiny předarchivní péče při MZA v Brně.
