Před pár dny vyšla tolik očekávaná novela vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění vyhlášky č. 96/2023 Sb., která přináší některé zásadní změny do oblasti spisové služby a zasáhne tudíž i do práce s dokumenty na školách a školských zařízeních.
Přestože vyhláška vstupuje v platnost již 1. července 2023, máme díky přechodnému ustanovení dostatek času na uvedení daných změn do naší praxe. Stejně jako u povinných přechodů na výkon spisové služby v elektronických systémech spisové služby musíme uvést naši práci s dokumenty do souladu novelizované vyhlášky nejpozději k 31. prosinci 2025. Jelikož se ale od nás očekává poměrně hodně změn, rozhodně bychom neměli vše odkládat až na nejzazší termín a spoléhat se na to, že vše stihneme a řádně dokončíme na podzim roku 2025.
Na začátku bychom měli provést revize stávajících spisových a skartačních plánů, protože dochází k zániku skartačního znaku V. Dokumenty, u nichž jsme doposud až do uplynutí skartační lhůty odkládali jejich zařazení mezi historicky hodnotné dokumenty kategorie A nebo naopak jejich přeřazení do bezcenných dokumentů (S), jež mohou být po dokončení skartačního řízení zlikvidovány, teď musíme přehodnotit a rozhodnout se, zda se jedná o dokumenty s trvalou hodnotou, či bez trvalé hodnoty. Není třeba se bát, z praxe víme, že převážná část dokumentů stávajícího znaku V nemá žádnou historickou hodnotu.
V novém spisovém a skartačním plánu budeme mít tedy pouze dokumenty kategorie A a S. Nebudeme ale nic měnit zpětně. Dokumenty, které budou vyřízeny před aktualizací spisového a skartačního plánu, zůstanou v naší spisovně i nadále uloženy se znakem V.
Úpravu spisového řádu a spisového skartačního plánu není nutné provádět okamžitě, jelikož je vše svázáno s přechodem na elektronický systém spisové služby. Vypracujte si pracovní verzi nového předpisu pro výkon spisové služby v elektronické podobě a vše načasujte k určitému datu. Pokud vám váš zřizovatel nenakáže okamžitý přechod k elektronickému systému spisové služby, nabízí se data: 1. 1. 2024, 1. 1. 2025 a 1. 1. 2026.
Od výše uvedených dat byste mohli přejít na elektronický systém spisové služby a současně by od vybraného data měl vejít v platnost i vámi upravený spisový řád
a spisový skartační plán se zapracovanými změnami danými novelou výše uvedené vyhlášky.
A co nás čeká příště? Představíme si další důležité změny, které novela vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby přinese.
Radu odborníka připravila Mgr. Galina Rucká, ředitelka Státního okresního archivu Hodonín, členka skupiny předarchivní péče při MZA v Brně.
