Novela vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění vyhlášky č. 96/2023 Sb., přináší do oblasti spisové služby některé zásadní změny, a zasáhne tudíž i do práce s dokumenty na školách a školských zařízeních.
Nově je kladen mnohem větší důraz na vytváření spisů. Pro elektronické systémy spisové služby je spis základní jednotkou pro výkon spisové služby – žádost a odpověď je svázána do spisu. V praxi to znamená, že všechny dokumenty musí být hned na počátku přiřazeny do „nějakého“ spisu. Bez tohoto kroku nemohou být posléze vyřízeny. Vztahuje se to ovšem nejen na dokumenty svázané s odpovědí, ale také na dokumenty, které jsou pouze brány na vědomí. Určitě ale nebudete muset na každý dokument tohoto typu dělat zvlášť spis. Bude stačit, když si na počátku daného roku s prvním takovým dokumentem založíte spis, např. Dokumenty na vědomí, a každý další dokument již vložíte do daného spisu. Dokumenty vložené do spisu můžete vyřizovat samostatně nebo využijete možnosti automatického hromadného vyřízení při vyřízení a následném uzavření celého spisu. I když vše musíme uvést do souladu s novelou výše uvedené vyhlášky nejpozději k 31. 12. 2025, práci se spisem už nyní nemůžeme podceňovat a musíme si sami provést revizi námi doposud vytvořených spisů a zodpovědět si otázku, zda spisy vytváříme opravdu správně a zda víme, čím daný spis začíná a kterým dokumentem má končit.
Každý spis je označen spisovou značkou, jejíž strukturu je třeba popsat ve spisovém řádu. Podobu spisové značky potom volíme podle způsobu tvorby spisu. Novela vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby počítá se třemi variantami vytváření spisů: spojováním dokumentů, sběrným archem a typovým spisem. Nejčastější je vytváření spisů pomocí spojování dokumentů s různými čísly jednacími. Ve školách je ale mnohem využívanější tvorba spisu na základě sběrného archu. Tady ale dojde ke změně. Zatímco nyní jsme při vytváření sběrného archu vycházeli z faktu, že do podacího deníku je v tomto případě zapisován pouze první tzv. iniciační dokument a ostatní dokumenty již nejsou evidovány v podacím deníku, ale jsou vpisovány pouze do sběrného archu, kde získávají své pořadové číslo, nyní bude sběrný arch sám evidenční pomůckou, která bude součástí elektronického systému spisové služby. Každý dokument náležící do daného sběrného archu projde tedy elektronickým systémem, nezíská však běžné číslo jednací, ale bude „překlopen“ do sběrného archu. Informace o tomto dokumentu, ale budeme vždy zaznamenávat do elektronického systému spisové služby. Novinkou bude vytváření typových spisů a o těch si řekneme zase příště…
Radu odborníka připravila Mgr. Galina Rucká, ředitelka Státního okresního archivu Hodonín, členka skupiny předarchivní péče při MZA v Brně.
