Povinností každého veřejnoprávního původce definovaného zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů je zveřejnění základních informací týkajících se příjmu dokumentů. K tomuto účelu by školy měly plně využívat své kvalitně nastavené webové stránky, které umožňují protistranám snadnou komunikaci s jednotlivými zařízeními a současně přesně stanovují podmínky, za jakých daná škola může provedené úřední podání přijmout.
Bez větších obtíží by tudíž na webových stránkách měla být dohledatelná adresa pro doručování dokumentů v analogové podobě stejně jako úřední hodiny podatelny. Samozřejmostí je zveřejnění identifikátoru datové schránky, elektronické adresy podatelny a případně další možnosti elektronické komunikace. V případě, že jsou na webových stránkách uvedeny e-mailové adresy jednotlivých zaměstnanců, doporučujeme nastavit úřední podání pouze na oficiální e-mail školy, což eliminuje ztrátovost těchto dokumentů a současně usnadní pozdější propojení s elektronickým systémem spisové služby. Zaměstnanecké adresy by měly sloužit pouze k běžným dotazům pro neúřední podání.
Základní informace mohou být doplněny také o přehled technických parametrů, jako je velikost datové schránky nebo přehled přenosných technických nosičů dat, které je škola při příjmu ochotna akceptovat. Protistrany se rovněž mohou více dozvědět o způsobu nakládání s datovými zprávami, u kterých byl zjištěn „škodlivý kód“, případně o důsledcích vad přijímaných dokumentů. Pokud se veřejnoprávní původce rozhodne, že je schopen přijímat datové formáty digitálních dokumentů nad rámec povinných výstupních formátů stanovených vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, může o této skutečnosti veřejnost informovat rovněž prostřednictvím svých webových stránek.
Nepřehledné webové stránky s nedostačujícími informacemi zbytečně komplikují případnou komunikaci s veřejnoprávním původcem a současně mohou ztěžovat práci i zaměstnancům podatelen, kteří by nekorektně provedená úřední podání měli vracet protistranám k přepracování.
Radu odborníka připravila Mgr. Galina Rucká, ředitelka Státního okresního archivu Hodonín, členka skupiny předarchivní péče při MZA v Brně.
