Školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování jsou povinny nejpozději k 31. prosinci 2025 přejít k vedení spisové služby prostřednictvím atestovaných elektronických systémů spisové služby. Přechodné období před nástupem elektronické podoby spisové služby je vhodné využít jako přípravnou fázi, během níž budeme konkretizovat problémy, které musíme vyřešit před nasazením atestovaného elektronického systému spisové služby. Je nutné vypracovat si analýzu nezbytných změn ve vedení spisové služby, abychom jako veřejnoprávní původci splňovali všechny požadavky kladené na nás platnou legislativou.
V případě, že jsme původci vykonávající doposud listinnou podobu spisové služby, měli bychom se nejprve zamyslet nad tím, kdo u nás ve škole bude pracovat s elektronickým systémem spisové služby. Z této informace budeme vycházet při nákupu potřebného počítačového vybavení a licencí.
Jelikož není elektronický systém spisové služby pouhým podacím deníkem, ale jedná se o informační systém určený ke správě dokumentů zahrnující celý životní cyklus dokumentu včetně kontroly všech činností, je na místě zvážení jeho užívání nejen pro pracovníka podatelny a spisovny, ale také pro vedení školy, případně další zaměstnance pracující s dokumenty školy. Zabezpečí se tím nejen jednotný přístup ke správě dokumentů, ale také plynulé předávání dokumentů k následnému vyřízení, převody do výstupních formátů a prostřednictvím elektronického systému spisové služby také podepisování kvalifikovaným elektronickým podpisem a odesílání. Zaměstnanec užívající elektronický systém spisové služby bude moci kdykoli nahlédnout do svých vyřízených dokumentů uložených v ukládacích jednotkách a elektronické spisovně a vedoucí pracovník může využít elektronický systém spisové služby také ke kontrole svých zaměstnanců, jejichž postupy jsou zaznamenávány v historii přiděleného nebo vlastního dokumentu.
Pokud se rozhodnete, že v elektronickém systému spisové služby bude pracovat více osob, je nutné včas zabezpečit potřebné technické požadavky v oblasti HW i SW. Nezapomeňte rovněž na dostatečné proškolení zaměstnanců, které můžete zahrnout do povinného vzdělávání.
Radu odborníka připravila Mgr. Galina Rucká, ředitelka Státního okresního archivu Hodonín, členka skupiny předarchivní péče při MZA v Brně.
