V předešlých příspěvcích jsme se dozvěděli, že všechny dokumenty úředního charakteru jsou evidovány v podacím deníku nebo elektronickém systému spisové služby a jsou označovány jednoznačným identifikátorem. Některé dokumenty mohou být ale evidovány v samostatných evidencích, tudíž by jejich zařazení do chronologické řady dokumentů v podacím deníku bylo duplicitní. Jiné dokumenty svou povahou zapsání do základní evidenční pomůcky dokonce přímo vylučují.
V polovině loňského roku vešel v platnost zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů. V případě, že jste škola nebo školské zařízení s více než 50 zaměstnanci, jste povinni v rámci své instituce zřídit vnitřní oznamovací systém, který ochrání oznamovatele před jakýmikoli odvetnými opatřeními a současně bude neustále přístupný vašim zaměstnancům i dalším spolupracovníkům z řad dodavatelů, žadatelů o práci aj. Podle daného zákona musíte rovněž zajistit, aby s jednotlivými oznámeními pracovala pouze pověřená osoba vyřizující vše v zákonem stanovených lhůtách. Znamená to, že do 7 dnů musí být oznamovatel písemně vyrozuměn o přijetí podání a do 30 dnů mu musí být zaslán výsledek posouzení důvodnosti podání. A jak to může vypadat v praxi?
Na Vaší škole bude jmenována osoba spravující dokumenty podle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů. Jelikož by se podání prostřednictvím oficiální datové schránky případně e-mailu školy dostalo přímo na podatelnu, doporučujeme podání jinými cestami – e-mail konkrétního pracovníka, obálka označená jménem pověřené osoby, osobní podání. Je nutné pro protistrany oficiálně zveřejnit nejen kontakt na pověřeného pracovníka, na kterého se oznamovatelé mohou obrátit, ale i další upřesňující instrukce k podání. Takto doručené dokumenty se neevidují v podacím deníku či elektronickém systému spisové služby, ale vedou se v samostatné evidenci dokumentů, ke které má přístup pouze pověřený zaměstnanec.
Podrobnosti o práci s dokumenty v souvislosti se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, musí být samozřejmě upřesněny ve vašem spisovém a skartačním řádu. Tyto dokumenty by se v rámci skartačního řízení neměly vybírat za archiválie, je u nich možné požádat o vydání trvalého skartačního souhlasu u vámi příslušného archivu tak, aby se k daným informacím nedostala žádná nepovolaná osoba.
Radu odborníka připravila Mgr. Galina Rucká, ředitelka Státního okresního archivu Hodonín, členka skupiny předarchivní péče při MZA v Brně.
