Od 15. ledna 2024 byl pro střední školy zprovozněn nový elektronický systém pro přihlášky k přijímacím zkouškám DiPSy, který je napojen na registr obyvatel a při použití elektronické identity občana vyhledá po řádném přihlášení příslušného uchazeče a nabídne mu přihlášku s již předvyplněnými základními údaji. Pro uchazeče o studium na středních školách a jejich rodiče bude tento systém dostupný od 1. února 2024. Jelikož nebyla předem zcela vyjasněna evidence tohoto typu dokumentů u původce, je třeba věnovat této problematice zvýšenou pozornost.
V souladu s vyjádřením metodičky MŠMT by se s dokumenty staženými ze systému DiPSy mělo nakládat stejně jako s jinými elektronickými dokumenty daného původce. Jelikož systém DiPSy umožňuje stažení všech potřebných dokumentů (přihláška, přílohy apod.) vztahujících se k přijímacím řízením, školy evidující své dokumenty v elektronickém systému spisové služby si tak z DiPSy uloží všechny dokumenty do spisu o přijímacím řízení do svého eSSL, kde s nimi dále pracují v rámci vytvořeného spisu pro každého konkrétního uchazeče o studium, tak jak tomu bylo i v uplynulých letech. Dokumenty budou označeny jednoznačným identifikátorem (číslem jednacím) a spisovou značkou v souladu se zákonem 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě v platném znění, a zákonem 500/2004 Sb., správní řád. Elektronické dokumenty z DiPSy by měly být v elektronickém systému spisové služby původce opatřeny elektronickou pečetí.
Školy, které prozatím vedou spisovou službu v listinné podobě, převedou stažené elektronické dokumenty z DiPSy do listinné podoby pomocí konverze dle § 69a archivního zákona (opatří je doložkou).
V případě nejasností k průběhu přijímacího řízení doporučujeme videa na webu Národního pedagogického institutu https://www.youtube.com/watch?v=CC1vASqrA_s, ve kterých pracovníci MŠMT a Cermatu vše vysvětlují prostřednictvím webu www. dipsy.cz
Radu odborníka připravila Mgr. Galina Rucká, ředitelka Státního okresního archivu Hodonín, členka skupiny předarchivní péče při MZA v Brně.
